Stappenplan verzuim

Stappenplan invullen verzuimbeleid

Doorloop de volgende stappen bij het opstellen of updaten van verzuimbeleid:

Stap 1: Breng het huidige beleid rond ziekteverzuim in kaart

• Wie zijn de sleutelpersonen rond verzuim? Denk hierbij aan managementteam (mt), ondernemersraad (or), preventiemedewerker, personeel & organisatie (p&o), leidinggevenden en externe dienstverleners. Welke rol hebben zij nu?
• Wat zijn de ervaringen in de huidige situatie? Denk hierbij aan preventieve maatregelen, verzuimmeldingen, aanspreekpunt, rol leidinggevenden, verzuimgesprekken, inzet passend werk, samenwerking met bedrijfsarts en arbodienst.
• Analyseer de verzuimcijfers. Verzamel informatie over frequent en lang verzuim, gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid, de kosten van verzuim en de vergelijking met andere jaren.
• Wat zijn de huidige afspraken, protocollen en gebruikte hulpmiddelen? Hoe worden deze ervaren?

Stap 2: Visie en uitgangspunten verzuimbeleid

• Met de analyse van de huidige situatie maak je een visie die als basis dient voor de inrichting van het verzuimbeleid.
• Stel deze visie op samen met een aantal sleutelpersonen. Zoals de p&o-manager, preventiemedewerker, een mt-lid, or-lid en enkele leidinggevenden. Dit zorgt voor betrokkenheid en draagvlak.

Stap 3: Inrichten en organiseren

Met de visie als uitgangspunt geef je de nieuwe werkwijze vorm. Hierbij komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Wie heeft de regierol, intern en extern?
• Hoe worden de rollen en taken verdeeld?
• Hoe ziet het verzuimprotocol eruit?
• Hoe wordt verzuim gemeld en geregistreerd?
• Welke activiteiten worden ingezet na een verzuimmelding? Bijvoorbeeld het verzuimgesprek, vervolggesprek, frequent verzuimgesprek en werkhervattingsgesprek.  
• Hoe worden afspraken vastgelegd en hoe wordt het re-integratiedossier opgebouwd?
• Welke ondersteuning wordt geboden aan leidinggevenden?
• Welke afspraken worden er gemaakt met de bedrijfsarts en/of arbodienst over verzuimpreventie en verzuimbegeleiding?
• Hoe communiceer je over de werkwijze verzuim naar medewerkers?
• Hoe worden leidinggevenden getraind?
• Welke verzuimdoelstellingen streeft de organisatie na? Zowel voor één jaar na de invoering als voor de langere termijn?
• Hoe en wanneer meet je of deze doelstellingen zijn behaald? En pas je de werkwijze verzuim eventueel aan?

Stap 4: Invoeren nieuw verzuimbeleid

Als alle stappen zijn doorlopen en ingevuld kun je de nieuwe werkwijze verzuim introduceren en invoeren.