Artikel Vitaliteit en veiligheid

De juiste arbodienst vinden? Zo herken je een goede match

Een goede arbodienst doet meer dan helpen bij ziekteverzuim. Het is een partner die met je meedenkt over gezond en duurzaam werken. Maar hoe weet je of een arbodienst goed past bij jouw organisatie? In dit artikel lees je waar je op kunt letten bij het maken van een doordachte keuze.

Wat is een goede arbodienst?

Natuurlijk moet een arbodienst voldoen aan de eisen van de Arbowet. Maar minstens zo belangrijk is de vraag of deze partij bij jouw manier van werken past. Arbodiensten verschillen in aanpak, cultuur en flexibiliteit. Zeker in kinderopvang, waar werkdruk, fysieke belasting en emotionele belasting een rol spelen, is het belangrijk dat een arbodienst die context snapt. Let voor een weloverwogen keuze op onderstaande kenmerken. Een goede arbodienst:

ondersteunt je bij alle wettelijke verplichtingen
is gecertificeerd, check: sbca.nl
sluit aan bij jouw wensen en de cultuur en visie van je organisatie
denkt actief mee met jou en je organisatie en komt met mogelijke oplossingen
kijkt niet alleen naar het verzuim, maar ook naar de oorzaken
beweegt mee met veranderingen en blijft zich ontwikkelen
geeft gevraagd en ongevraagd advies omdat oorzaken van verzuim ook binnen de eigen organisatie kunnen liggen, zoals werkdruk, ontspanningsmogelijkheden, sfeer of fysieke en emotionele belasting
- Let op: dit is vaak alleen mogelijk wanneer je een casemanager of eigen bedrijfsarts hebt.

Waar let je op bij de selectie?

Een goede selectie begint bij in kaart brengen wat je organisatie nodig heeft. Let in ieder geval op de aandachtspunten hieronder. In de praktijk zien we dat kinderopvangorganisaties steeds vaker op zoek zijn naar proactieve ondersteuning. Dat werkt alleen als een arbodienst jouw organisatie goed kent. Hoe beter de match, hoe beter ze kunnen meedenken over preventie én re-integratie.

Het kiezen van een passende arbodienst is geen vinkje op de to do-lijst, maar een investering in de gezondheid van je medewerkers én de continuïteit van je organisatie. Neem de tijd, stel vragen en kijk verder dan de standaardofferte. Bij het selecteren van een arbodienst, is het goed om een duidelijk stappenplan te doorlopen, om te zorgen dat je een passende keuze maakt. Volg de 11 stappen uit onderstaand stappenplan om een goed overwogen keuze te maken.

Aandachtspunten

Mate van ondersteuning

Wil je alleen voldoen aan de wet, of ook inzetten op preventie? Heb je voldoende kennis in huis, of is extra ondersteuning nodig? Denk aan een casemanager die je bijstaat bij vragen of beleid. Lees meer over de mate van ondersteuning die je kan krijgen in het artikel over contractvormen.

Visie en werkwijze

Arbodiensten variëren in hun visie op verzuim en re-integratie en hebben hun eigen werkwijzen. Past de manier van werken bij jouw organisatie? Hoe flexibel is de arbodienst in maatwerk?

Ervaring met kinderopvang

Is het voor jou belangrijk dat er kennis is van de uitdagingen in kinderopvang, zoals fysieke en emotionele belasting en werkdruk?

Beschikbaarheid en communicatie

Hoe wil je geholpen worden bij vragen? Kun je makkelijk en snel contact opnemen? Of beland je eerst bij een callcenter?

Kwaliteit van de dienstverlener

Is de dienstverlener gecertificeerd en voldoet die aan alle wettelijke eisen?

Voorspelbaarheid van kosten

Wil je een vast bedrag per medewerker betalen voor de dienstverlening van de arbodienst? Wat wil je dat is inbegrepen in dit bedrag?

Klik op de afbeelding om het stappenplan (pdf) te downloaden

Stappenplan

Stap 1 – Breng je eigen situatie en behoeften in kaart

Welke kennis en expertise heb je zelf in huis? Hoeveel ondersteuning heb je nodig op het gebied van regels en procedures bij verzuim?
Hoe ziet het ziekteverzuim eruit: kort, middellang, langdurig (bij lang verzuim zit de echte schadelast)?
Kenmerken van je medewerkers: heb je bijvoorbeeld een vergrijzend team of stijgende werkdruk?
Wat wil en kan je zelf doen en wat wil je uitbesteden?
Hoe ga je medewerkers betrekken: heb je een ondernemingsraad (or) of personeelsvertegenwoordiging (pvt) of ga je op een andere manier werknemers betrekken?
Wil je alleen voldoen aan de wettelijke verplichtingen of ook investeren in preventie en duurzame inzetbaarheid?

Bespreek deze vragen samen met hr, preventiemedewerker en de or of pvt.

Stap 2 – Evalueer je huidige samenwerking

Heb je al een arbodienst of werk je met de maatwerkregeling? Evalueer de dienstverleners dan kritisch:

Wat ging goed?
Wat kon beter?
Past de huidige partij nog bij je visie en wensen?

Stap 3 – Stel een selectiecommissie samen

Zorg dat verschillende betrokkenen – zoals hr, preventiemedewerker en or/pvt – meedenken in de keuze. Ook in kleinere organisaties is het waardevol om medewerkers hierbij te betrekken.

Stap 4 – Stel een programma van eisen op

Omschrijf duidelijk wat je verwacht van de arbodienstverlener:

Welke ondersteuning heb je nodig (alleen wettelijk verplichtingen of ook aanvullende diensten)?
Bij een vangnetregeling met een arbodienst: Wat voor soort abonnement wil je? Wil je een vaste contactpersonen (casemanager)? Wil je afspraken over de beschikbaarheid van de bedrijfsarts?
Voor welke termijn sluit je het contract af?
Wat verwacht je qua bereikbaarheid, expertise, kennis van de kinderopvang, communicatie en preventie?

Stap 5 – Selecteer kandidaten

Maak een shortlist van mogelijke arbodiensten of bedrijfsartsen.

Als je gebruikmaakt van de vangnetregeling, kan je bij het selecteren van een arbodienst gebruikmaken van HRNavigator. Dit is een vergelijker die organisaties helpt bij de selectie van een arbodienst. Ze doen dit gratis voor werkgevers (arbodiensten die zijn aangesloten, betalen hiervoor als ze worden geselecteerd).

Je kan ook de overzichten van gecertificeerde aanbieders gebruiken, deze zijn beschikbaar via www.sbca.nl (arbodiensten) en www.bedrijfsartsen.net (bedrijfsartsen). Denk bij het selecteren onder andere aan de volgende punten:

Certificering van de arbodienst. Dit check je hier: sbca.nl.
Ervaring met kinderopvangbranche
Werkwijze en visie op verzuim en preventie
Beschikbaarheid van bedrijfsarts en casemanager

Stap 6 – Vraag offertes op

Vraag offertes op bij de geselecteerde kandidaten om inzicht te krijgen in de mogelijkheden en kosten. Mogelijk vallen op basis van de offertes kandidaten af, en is een gesprek niet meer nodig.

Stap 7 – Voer gesprekken met kandidaten

Nodig de geselecteerde partijen uit voor een kennismakingsgesprek of presentatie. Stel gerichte vragen op basis van je programma van eisen. Vraag ook naar:

Referenties van vergelijkbare organisaties
Wijze van communicatie
Aanwezigheid van de bedrijfsarts, online spreekuren
Proactief preventiebeleid

Stap 8 – Maak een keuze

Kies op basis van de gesprekken en adviezen van de selectiecommissie de arbodienstverlener die het beste bij je organisatie past. Realiseer je dat dit vaak een samenwerking voor meerdere jaren is. Een goede klik en gedeelde visie zijn belangrijk. Heb je een or of pvt? Betrek die bij je keuze, het gehele verzuimbeleid dient namelijk daar vastgesteld te worden. Zelfs als het niet verplicht is, is het aan te raden dit wel te doen, omdat ze instemmingsrecht hebben.

Stap 9 – Stel het contract op

Zorg dat alle afspraken helder zijn vastgelegd, inclusief:

Preventieve diensten
Bereikbaarheid
Privacybescherming
Evaluatiemomenten

Let op: de or of pvt moet instemmen met het contract. Daarnaast geldt voor arbodiensten dat zij vaak zelf al een dienstverleningscontract hebben.

Stap 10 – Informeer je medewerkers

Zorg dat iedereen weet bij wie ze terecht kunnen bij verzuim. Introduceer de nieuwe arbodienst of bedrijfsarts actief in je team en geef uitleg over de werkwijze

Stap 11 – Evalueer periodiek

Worden de afspraken nagekomen?
Past de dienstverlening nog bij je organisatie?
Wat zijn nieuwe uitdagingen of wensen?

Praktische tips voor de juiste match

Evalueer jaarlijks je verzuimbeleid en de samenwerking met je huidige arbodienst.
Erken dat je niet alles zelf hoeft te weten: het gaat om ingewikkelde thema’s en onderwerpen, laat je goed informeren.
Neem de tijd voor je keuze – het is een langdurige samenwerking.
Voer gesprekken met meerdere arbodiensten en bespreek je verwachtingen. Een standaardofferte zegt vaak weinig over de daadwerkelijke samenwerking.
Vraag naar referenties.
Stel kritische vragen en verwacht dat zij jouw organisatie leren kennen.
Betrek werknemers bij je keuze waar mogelijk.
Gratis bestaat niet – de gratis abonnementen die arbodiensten aanbieden, komen vaak met hoge kosten die je gaat betalen zodra verzuim optreedt, je betaalt namelijk per verrichting (uurtje factuurtje).

Voor meer informatie en hulp kun je terecht op het Ondernemersplein.